Die Zukunftswerkstatt ist ein Werkzeug, mit dem – in einer moderierten Gruppendiskussion und unter Nutzung von Kreativtechniken – Probleme identifiziert sowie Lösungsvorschläge entwickelt werden können. Das Werkzeug wird dazu genutzt, externes (Fach-)Wissen zu gewinnen und betroffene Interessen einzubinden. Die Zukunftswerkstatt soll durch die moderierte Diskussion und den Einsatz von Kreativtechniken dabei helfen, bisher nicht erkannte Probleme zu identifizieren und bisher nicht angedachte Lösungsvorschläge zu erarbeiten. Teilnehmer können Stakeholder ebenso wie externe Experten sein. Die Zukunftswerkstatt ist gut geeignet, um grundlegende strategische Entscheidungen vorzubereiten. Der Ablauf einer Zukunftswerkstatt ist typischerweise in drei Phasen unterteilt:

• In der Kritik-Phase werden zunächst die Probleme klar benannt.

• In der Vision-Phase wird ein zukünftiger Idealzustand beschrieben, der – unabhängig von Hürden und Begrenzungen (geltenden Normen, mangelnden Ressourcen, etc.) umrissen werden soll.

• In der Umsetzungsphase werden die visionären Ideen auf ihre Realisierbarkeit geprüft, priorisiert und ggf. zu konkreten Maßnahmen weiterentwickelt.

• Externes Wissen generieren

• Beteiligung anbieten

• Probleme definieren

• Kreative Lösungen entwickeln

• Strategische Entscheidungen vorbereiten

1. Primärziel der Zukunftswerkstatt klar formulieren und Rahmen definieren
Zunächst muss klar sein, warum die Zukunftskonferenz durchgeführt werden soll. Daraus ergibt sich sowohl das Anforderungsprofil der einzuladenden Teilnehmer als auch der zeitliche Rahmen der Zukunftswerkstatt, der i. d. R. ein oder zwei Tage umfasst.

2. Ressourcen bereitstellen
Für die Zukunftswerkstatt werden geeignete Räumlichkeiten, ggf. mit Verpflegung, sowie Übernachtungsmöglichkeiten benötigt. Des Weiteren ist ein im Einsatz von Kreativitätstechniken erfahrener Moderator zu engagieren.

3. Teilnehmer einladen und ggf. mediale Aufmerksamkeit schaffen
Ist der Rahmen der Zukunftswerkstatt klar, werden – in Abhängigkeit von den Zielen – die Teilnehmer ausgewählt (bspw. Bürger, Experten oder Politiker, diese können mittels einer Stakeholderanalyse ermittelt werden, siehe Werkzeug Stakeholderanalyse) und eingeladen. Ist es das Ziel der Zukunftswerkstatt, die Legitimität einer Entscheidung durch Beteiligung zu erhöhen, bietet es sich an, mediale Aufmerksamkeit zu erzeugen und das Vorgehen transparent zu erläutern.

4. Zukunftswerkstatt durchführen

a. Zunächst stellen sich die Teilnehmer vor und erläutern ihre Erwartungen an die Zukunftswerkstatt. So werden mögliche Gesprächsbarrieren abgebaut und die Erwartungen an die Zukunftswerkstatt deutlich.

b. An die Vorstellung schließt sich die Kritikphase an, in der die Teilnehmer die wesentlichen negativen Aspekte bzw. möglichen Kritikpunkte des Themas ansprechen und auflisten. Anschließend werden die Kritikpunkte priorisiert.

c. Auf die Kritik- folgt die Visionsphase. In dieser Phase sind die Teilnehmer aufgefordert sich vorzustellen, wie der zukünftige Idealzustand aussehen könnte, wenn die zuvor angesprochenen Kritikpunkte nicht mehr bestehen würden.

d. Abschließend folgt die Umsetzungsphase, die sich an der Frage „Wie erreichen wir den Idealzustand?“ orientiert. Unter Berücksichtigung der realen Umstände müssen die sogenannten „W-Fragen“ (Was? Wer? Mit wem? Bis wann? Womit?) beantwortet werden, um konkrete Maßnahmenpläne zu erarbeiten.

5. Ergebnisse aufbereiten und ggf. veröffentlichen
Abhängig von dem Ziel der Zukunftswerkstatt werden die in Schritt vier herausgearbeiteten Ergebnisse gebündelt und für die weitere Verwendung und Entscheidungsfindung aufbereitet. Ist Transparenz ein Ziel, sollten die Ziele auch in geeigneter Form veröffentlicht werden.

• Phase 1 – Strategiegruppe:
• ­Kompetenz: Kompetenzen aufdecken und einbinden;Strategiegruppe formieren  

•  Phase 2 – Agenda Setting:
• Kompetenz: Fachwissen nutzen sowie Kritikpunkte / Reformbedarf identifizieren
• Kraft zur Durchsetzung: Akteure für die Reform gewinnen

• Phase 3 – Formulierung und Entscheidung:
• Kompetenz: Fachwissen nutzen; Lösungsvorschläge entwickeln
• Kraft zur Durchsetzung: Akteure für die konkreten Lösungsvorschläge gewinnen