1. Bedarf für Groupware erörtern
Zunächst muss klar sein, ob der Personenkreis, der durch die Einführung von Groupware besser zusammen arbeiten soll, den Bedarf nach einem solchen Werkzeug erkennt oder die Bereitschaft zeigt, damit zu arbeiten. Wichtig ist, dass bereits eine offene und an der Zusammenarbeit interessierte Kultur herrscht.
2. Anforderungsprofil an die Groupware erstellen und Ressourcen klären
Dann muss geklärt werden, welche Anforderungen an die Groupware gestellt werden (bspw.: Wie groß ist die damit arbeitende Gruppe? Handelt es sich um eine Daueraufgabe oder ist sie zeitlich begrenzt? Welche Anforderungen werden an die Datensicherheit und die Benutzerbetreuung gestellt?). Häufig ist der erste Schritt, sich einen Überblick über die möglichen Funktionen zu verschaffen und sie nach ihrem Nutzen für den Prozess auszuwählen. Neben den Anforderungen muss auch klar sein, welche Ressourcen für die Anschaffung bzw. den Betrieb der Groupware zur Verfügung stehen (Geld, Know-How, IT-Infrastruktur). Unabhängige Beratung kann helfen, die Potenziale von Groupware richtig einzuschätzen und die Vor- und Nachteile abzuwägen.
3. Anbieter auswählen
Anschließend muss eine Lösung ausgewählt werden, die das Anforderungsprofil erfüllt.
4. Groupware implementieren
Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, um sämtliche Potenziale der Groupware auszuschöpfen. Wichtig ist, dass a) das eingesetzte System ausgereift ist und ein schneller Einstieg gelingt, b) die Führungspersonen die Bedeutung der Anwendung durch persönliche Nutzung hervorheben, c) die Anwender im Umgang mit der Groupware geschult werden und einen Ansprechpartner für Fragen haben und d) zentrale Kommunikations-, Informations- und Abstimmungsprozesse innerhalb der neuen Lösung stattfinden.
5. Schwächen beheben (ggf.)
Manche Lösungen sind modular aufgebaut und ermöglichen es so, je nach Bedarf weitere Anwendungsmöglichkeiten hinzuzufügen bzw. nicht genutzte Elemente zu entfernen. Der vollständige Wechsel von einer nicht zufriedenstellenden Lösung zu einer neuen Groupware bedeutet viel Aufwand und erzeugt möglicherweise Frustration bei den Nutzern, so dass ein solcher Schritt wohlüberlegt sein muss.
